Dijital Arşivde E-İmza Neden Kritik?
E-imzayla imzalanmış bir belgenin yasal geçerliliğini yıllar sonra ispat edebilmek için doğru arşivleme yöntemi şarttır. Sertifikalar belirli süreler sonra (1–3 yıl) geçerliliğini yitirebilir; ancak belgenin imzalandığı andaki sertifika durumu zaman damgasıyla kanıtlanabilir.
Uzun Süreli Arşiv İçin Doğru Formatlar
- PDF/A-3: ISO 19005-3 standardına uygun, gömülü imza ve meta veri içeren arşiv formatıdır. Türk mahkemelerinde delil olarak sunulabilir.
- CAdES-A (Archive): Zaman içinde yenilenen imza yapısıyla uzun vadeli doğrulamayı destekler. Elektronik belge yönetim sistemlerinde tercih edilir.
- XAdES-A: XML tabanlı belgeler için uzun süreli arşiv formatıdır; e-fatura ve e-defter ekosisteminde kullanılır.
Yasal Saklama Süreleri
Türk Ticaret Kanunu'na göre ticari defter ve belgeler 10 yıl saklanmalıdır. Vergi Usul Kanunu kapsamındaki belgeler için de aynı süre geçerlidir. İş kanunu kapsamındaki personel özlük dosyaları ise işten ayrılış tarihinden itibaren 10 yıl boyunca muhafaza edilmelidir.
Zaman Damgası ile Arşiv Güvencesi
Sertifika süresi dolsa bile, belgenin imzalandığı tarihteki geçerliliği zaman damgasıyla (RFC 3161) kanıtlanabilir. Ayyıldız e-imza altyapısı zaman damgası desteğiyle uzun süreli arşiv uyumluluğunu sağlar. Detaylı bilgi için eimza.org.tr ile iletişime geçin.
Pratik Arşiv Önerisi
Kaç yıllık belgeleri dijital arşivlemeliyim?
Ticari belgeler için 10 yıl yasal zorunluluktur. Ancak tapu, miras veya şirket ortaklığına ilişkin belgeler süresiz saklanmalıdır. Dijital arşiv sisteminizde otomatik saklama politikası belirleyerek belge türüne göre farklı süreler tanımlayabilirsiniz.
Cloud backup yeterli mi?
Bulut yedekleme tek başına yeterli değildir. E-imzalı belgelerin doğrulanabilirliği için imza değerleri ve zaman damgası verisinin de yedeklenmesi gerekir. PDF/A formatında kayıt bu veriyi otomatik olarak içerir.