E-Fatura ve E-İmza İlişkisi
Türkiye'de e-fatura uygulaması, GİB tarafından belirlenen mükellefiyet sınırları kapsamında zorunlu hâle gelmiştir. E-fatura, kâğıt faturanın yerini alan ve GİB sistemi üzerinden iletilen elektronik belgedir. Her e-fatura, mali mühür veya nitelikli elektronik imzayla imzalanarak GİB'in güvencesi altına alınır.
Mali Mühür mü, E-İmza mı?
- Tüzel kişiler (şirketler): E-fatura için genellikle mali mühür kullanılır. Mali mühür, şirkete özgü kriptografik sertifikadır.
- Gerçek kişi mükellefler: Nitelikli elektronik imza (e-imza) kullanabilirler.
- Özel entegratör yöntemi: GİB onaylı özel entegratör firmaları aracılığıyla e-fatura gönderilirse imzalama sorumluluğu entegratöre devredilebilir.
E-Fatura Entegrasyon Yöntemleri
- GİB Portalı (ücretsiz): Düşük hacimli mükellefler için uygundur; faturalar GİB web sitesi üzerinden elle oluşturulur ve imzalanır.
- Özel Entegratör: Muhasebe veya ERP yazılımınızla entegre çalışır; yüksek hacimli kullanım için idealdir.
- Doğrudan Entegrasyon: GİB'e doğrudan bağlanan sistem; büyük firmalar için tercih edilir, teknik altyapı gerektirir.
E-Arşiv Fatura
E-fatura mükellefi olmayan alıcılara kesilen faturalar e-arşiv fatura olarak düzenlenir. E-arşiv fatura da mali mühür veya e-imzayla imzalanır; alıcıya e-posta ile gönderilir ve GİB sisteminde arşivlenir.
Sık Yapılan Hatalar
- Mali mühür veya sertifika süresi dolduğunda fatura gönderilemez; süresi yaklaşan sertifikaları önceden yenileyin.
- Zaman damgası sunucusuyla bağlantı kesildiğinde imzalama başarısız olabilir; internet bağlantınızı kontrol edin.
- Fatura XML formatında hata varsa GİB reddeder; ERP entegrasyonunuzu düzenli güncelleyin.