E-Defter Nedir?
E-defter, Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu kapsamında tutulması zorunlu olan yevmiye defteri ve büyük defterin elektronik ortamda oluşturulmuş halidir. GİB ve Ticaret Bakanlığı tarafından müştereken yönetilen e-defter uygulaması, belirli ciro sınırlarının üzerindeki mükelleflere zorunludur.
E-Defterde İmzalama Süreci
E-defter, her ay sonunda "berat" adı verilen özet dosyayla birlikte imzalanarak GİB ve TÜRKSAT'a gönderilir. Beratın imzalanmasında mali mühür (tüzel kişiler) veya nitelikli elektronik imza (gerçek kişiler) kullanılır.
- Muhasebe yazılımında aylık defter verisi dışa aktarılır (XML formatı).
- E-defter oluşturma yazılımıyla berat dosyası hazırlanır.
- Mali mühür veya e-imzayla berat imzalanır.
- İmzalı berat GİB'e yüklenir; GİB'in onay beratiyle birlikte saklanır.
Kimlere Zorunludur?
GİB tarafından belirlenen ciro eşiğini aşan ve e-fatura mükellefi olan şirketler e-deftere geçmek zorundadır. Ayrıca isteğe bağlı olarak da e-deftere geçilebilir. Güncel zorunluluk eşikleri için gib.gov.tr adresini kontrol edin.
E-Defter Saklama Yükümlülüğü
E-defterler ve beratları, Vergi Usul Kanunu'nda öngörülen saklama süresi boyunca (genellikle 5-10 yıl) muhafaza edilmek zorundadır. Dijital arşivde saklanacak bu dosyaların imzalı olması ve bütünlüklerinin korunması zorunludur. Uzun dönem arşivleme için uzun süreli zaman damgası (LTV) içeren imza formatları kullanılmalıdır.
E-İmza ile E-Defter Entegrasyonu
Çoğu muhasebe ve ERP yazılımı (Logo, Netsis, SAP vb.) e-defter ve berat imzalama sürecini yerleşik destekler. E-imza veya mali mühürünüzü bu yazılımlarla birlikte kullanarak berat imzalama işlemini yazılım içinden tamamlayabilirsiniz.